Когда мы смотрим голливудские фильмы или наблюдаем жизнь знаменитостей по телевидению, мы часто слышим, что они нанимают персональных ассистентов, которые ведут все их дела: календарь, путешествия, встречи, семейная жизнь, документы и так далее. И в сегодняшнем быстро меняющемся мире, где нужно успеть сделать так много, пользоваться услугой персонального ассистента уже не кажется неразумным

«С помощью услуги ассистента люди покупают себе время, а это сегодня самая драгоценная валюта. Время, которое можно потратить на семью, друзей, хобби, отдых. Персональный ассистент может работать на клиента каждый день, или же клиент может обращаться к нему раз в неделю, чтобы решить какую-то проблему. Разница между секретарем и персональным ассистентом в том, что я делаю все: в том числе организую и личные дела клиентов – конечно, в рамках закона и приличий», – говорит персональный ассистент Эрика Сыстра.

Доверенное лицо и представитель клиента

При необходимости Эрика Сыстра организует нужные поездки (Эрика является и профессиональным туроператором); подыскивает для детей место в школе или детском саду; привозит от врача домашнего питомца; или на время, пока семья на отдыхе, находит, например, того, кто будет следить за собакой; оплачивает нужные счета; подготавливает все документы для бухгалтера; при необходимости отправляет клиента за границу и занимается другими текущими организационными вопросами. А также бронирует своему клиенту время у парикмахера, принимает иностранных гостей. Кроме того, Эрика организует семейные или корпоративные рождественские праздники, юбилеи или свадьбы – будучи, скажем, даже просто координатором на месте в день мероприятия, давая тем самым клиенту свободу в полной мере насладиться собственной вечеринкой.

«Я являюсь доверенным лицом и представителем своих клиентов, я нахожусь там, где нужна, и тогда, когда нужна. Я та, кто возвращает человеку его время. Мы живем в безумном изобилии информации и многочисленных дел, и персональный ассистент берет на себя требующую много времени сортировку и качественный отбор информации: например, я иду осматривать квартиры для клиента, который хочет купить или снять квартиру, среди лучших предложений нахожу подходящий нужный автомобиль, что мог бы подойти клиенту, при смене места жительства изучаю, где есть свободные места в детских садах или школах. Или занимаюсь повседневными делами предприятия клиента – это мейлы, телефонные звонки, ценовые предложения, управление персоналом и документация и другие сопутствующие вещи. Я также общаюсь с третьими лицами от имени клиента, выстраиваю их взаимоотношения, и если нужно, прекращаю эти связи», – поясняет Сыстра.

Как говорит персональный ассистент, в конечном итоге все решения принимает, конечно, клиент, и его желания и цели – это святое. Но Эрика помогает во всем предварительном рабочем процессе, чтобы клиент мог принять решение легче или с лучшей позиции.

«Личная и деловая жизнь иногда тесно переплетены. Я знаю своего клиента, у нас доверительные отношения, и я помогаю клиенту и в вопросах организации поездок, находя для него направление путешествия, занятия и т.п., соответствующие его интересам и профилю», – говорит Сыстра.

Работа в качестве доверенного лица гарантирует также полную приватность между ассистентом и клиентом. И хотя персональные ассистенты не дают, подобно адвокатам, обязательств до конца молчать о делах своего клиента, конфиденциальность – важная часть работы ассистента. Тактичность, честность и прозрачность Эрика считает очень важными, потому что так ассистент может предложить своему клиенту максимально широкую и доверительную услугу, которая также реально работает во имя самой ценной цели клиента – взаимопонимания клиента и ассистента и всегда действует максимально в интересах клиента.

Стиль жизни, требующий многого

«Можно сказать, что работа персонального ассистента – это стиль жизни, а не только профессия. Нужно быть готовым действовать всегда – и днем, и ночью. Поскольку эта работа требует очень многого – хотя дает еще большую отдачу, – мы должны хорошо ладить с клиентом, доверять друг другу», – говорит Сыстра.

Она добавляет, что единственный способ хорошо делать эту работу – когда у тебя есть полная поддержка и понимание семьи и друзей, потому что работа персонального ассистента требует очень гибкого подхода, графика и быстрого реагирования, что часто означает выделение времени за счет чего-то другого. Эрика рассказывает, как она ушла из ресторана, в который пришла на ужин с мужчиной, или из зала театра, чтобы решить некоторые возникшие проблемы клиента, как жертвует ради работы в том числе ночными часами и уикендами.

«Частная и профессиональная жизнь должны идти рука об руку, и ни одна из них не должна быть перегружена обязательствами, поскольку тогда начинают страдать отношения с клиентом или с семьей. Потому что семья, конечно, на первом месте, но клиент, который доверяет тебе и полагается на тебя, идет сразу после семьи. И важна скорость, с которой реагируешь на пожелания и требования клиента, слишком плотный рабочий или личный график здесь может стать фатальным», – говорит Сыстра.

От туроператора до персонального помощника

Путь самой Эрики в персональные ассистенты был гладким, можно даже сказать логичным и естественным. Раньше она занималась в основном лишь организацией эксклюзивных поездок, но уже давно подумывала о том, что могла бы расширить свое амплуа и начать предлагать услуги персонального ассистента. Она говорит, что всегда уделяла очень много внимания деталям, видела ошибки и возможности, как можно было лучше делать дела. И работа персонального помощника – это тоже организация: вместо путешествий нужно организовывать чью-то жизнь, работу или повседневные дела.

«Главный стимул сделать первый шаг дал мне наступивший коронакризис, сразу перечеркнувший путешествия. Хотя я уже и раньше помогала разным людям и организациям устраивать мероприятия, решать проблемы. Решающим толчком стало сотрудничество с Клубом друзей Барклая де Толли, которому я уже несколько лет помогаю в организации ежегодных балов. Я искренне и сердечно благодарна руководству клуба за эту возможность и доверие», – говорит Эрика.

В мире много людей, у которых достаточно денег, чтобы позволить себе ассистента – помощника, работающего только на одного человека. Но у Эрики в настоящий момент полдюжины клиентов, часть из которых требует ежедневного внимания, а другим нужна поддержка лишь один или два раза в неделю. Все клиенты нашли Эрику исключительно по рекомендации, через других довольных клиентов.

«Главная ценность найма персонального ассистента в том, что всегда есть человек, к которому можно обратиться с любыми заботами или пожеланиями. И не обязательно с проблемой – возможно, вы хотите сделать кому-то сюрприз или просто показать, что заботитесь о нем. Или это тот случай, когда у вашего предприятия нет нужды в ассистенте/секретаре каждый день, но было бы хорошо, если бы кто-то помогал время от времени и при необходимости. Хорошо иметь возможность попросить сделать вам одолжение друга, но, к сожалению, количество таких обращений ограничено. Однако всегда и в любое время можно позвонить ассистенту, и дела будут сделаны без чувства неловкости и беспокойства, и можно быть уверенным, что это останется только между вами и персональным ассистентом – если вы так пожелаете. Навсегда», – говорит Сыстра.